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Das Senden von Emails durch Dynamics 365 ist eine essentielle Funktion für die Automatisierung der Auftragsabwicklung, für eine CI konforme Beantwortung von Supportfällen und weiteren Kommunikationsprozessen. Dabei werden automatisiert Werte aus den Entitäten (Rechnung, Supportfall, Kundendaten, etc.) in die Email übernommen. Sehr oft werden Zahlen- und Datumsformate verwendet, die in der gespeicherten Form nicht zum gewünschten Ergebnis führen. z.B. Datumsfeld auch ohne Zeitanteil wird im Format „06.03.2020 00:00“ ausgegeben.
Es gibt einen einfachen Weg der es ermöglicht, ohne Programmierung das Format anzupassen.

In Dynamics 365 haben wir für Rechnungen zwei benutzerdefinierte Felder vom Typ Datum eingefügt, die den Leistungszeitraum auf der Rechnung ausgeben

Das Email Template für die Rechnung soll in der Betreff Zeile den Leistungszeitraum anzeigen. Im Template Editor wurden die Felder über den Menüpunkt „Insert“ und Auswahl der Entität eingefügt.

Beim Ausführen des Templates wird das Feld mit dem Zeitanteil ausgegeben, der in diesem Fall irrelevant ist und entfernt werden soll.

Zurück im Template Editor von Dynamics kopieren wir die Betreffzeile mit Strg+C und fügen die Zeile in einem HTML Editor ein. Wir verwenden dazu Microsoft Visual Studio, es funktioniert aber mit jedem beliebigen Editor, der WYSIWIG und SourceCode Darstellung unterstützt.

In der Ansicht „Source“ können wir den HTML Code der Betreffzeile analysieren. Die Felder werden über das HTML Tag „data-value“ in Dynamics 365 eingefügt.

Im „data-value“ Tag kann die Ausgabe an die Anforderungen angepasst werden. In diesem Fall wollen wir nur den Datumsteil ausgeben und fügen den Formatierungsbefehl /@date an.

Zurück in der Design Ansicht die Betreffzeile kopieren

… und in Dynamics in das Email Template kopieren. Es wird eine Meldung ausgegeben das die Formatierungen entfernt werden, diese einfach bestätigen und das Template wieder abspeichern.

Das Template kann jetzt Problemlos in Workflows verwendet werden ohne das manuelle Nacharbeit bei der Formatierung notwendig ist.

Nach demselben Weg kann die Formatierung im Email Body und mit beliebigen Feldern vorgenommen werden. Hier eine gute Übersicht über weitere Formatierungsmöglichkeiten: Mail Merge Switches.

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Veröffentlicht von inSyca IT Solutions GmbH

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